In eerdere blogs schreven we over de impact van verlies, diefstal en beschadiging van emballage en ladingdragers vanuit een kostenperspectief. Lees ook “De hoge kosten van verliezen en diefstal voor RTI’s “. Op basis van enquêtes en casestudy’s liggen de directe kosten in verband hiermee tussen 10-30% van de pool van geregistreerde items. Deze inefficiënties impliceren vaak ook een overschot aan werkkapitaal, omdat bedrijven proberen de operationele risico’s van een tekort emballage te beperken door hun daarvan te vergroten.

Deze (verborgen) kosten alleen al rechtvaardigen enige inspanning vanuit een “in control en compliance” perspectief. Het identificeren van die verbeteringskans is immers een van de kerntaken van de controller. Ervoor zorgen dat emballage en ladingdrager-procedures en -processen goed zijn ingericht en aandacht krijgen vanuit een (financieel en operationeel) controleperspectief, is daarom een ​​verantwoordelijkheid van de financiële / controlerende functie binnen elk bedrijf.

Bovendien regelen boekhoudregels de (administratieve) behandeling van emballage en ladingdragers, zoals containers en karren, in termen van hun kapitalisatie of juist uitgaven. In principe zijn dergelijke ladingdragers meermaals en langdurig te gebruiken. Daarom worden ze meestal niet als kosten opgenomen, maar op de balans verantwoord. Dat betekent dat bedrijven zich ervan moeten verzekeren dat de balans de realiteit daadwerkelijk en nauwkeurig weergeeft. Vooral tijdens belangrijke verslaggevingsmomenten zoals kwartaal of jaareinde.

De taak voor controllers en accountants

Controllers en accountants moeten daarom gevestigde belangen hebben in het onderwerp emballage en ladingdragers. Dit kan vanuit een louter economisch (opportunity driven), of juist vanuit een meer procedureel en administratief oogpunt. Ze moeten ervoor zorgen dat ladingsdragers correct en adequaat wordt geregistreerd en beheerd. Dit impliceert kennis van en inzicht in de pool van ladingdragers en een gestructureerd en verstandig controlekader, wat inhoudt:

  • Een systeem om ladingdragers en hun staat bij te houden. In feite documenteren waar ze naartoe gaan en of ze nog steeds in goede staat verkeren (dwz niet beschadigd zijn of niet geschikt zijn voor gebruik)
  • Een duidelijke operationele procedure. Feitelijk hoe ladingdragers gebruikt worden in de operaties en wat de belangrijkste (trans) acties zijn
  • Een verstandige (arbeids-) organisatie met duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Wie doet wat wanneer. Dit omvat ook het waarborgen van een goede functiescheiding
  • Controles en (saldi)overzichten die het bovenstaande effectief besturen en corrigerende maatregelen mogelijk maken

Maar al te vaak beschouwen financieel en controlepersoneel emballage en hun management als “puur operationeel” en “supply chain” verantwoordelijkheid. Zij zien ze af van veel betrokkenheid. In hun verdediging wordt emballage vaak gezien als een ‘secundair / niet-essentieel proces’. Hierbij ontbreken een groot aantal van de hierboven genoemde vereisten. Soms zijn financiële en controlepersoneel eenvoudigweg niet betrokken. Dat kan komen vanwege hun gebrek aan aanwezigheid in het magazijn en de productiefaciliteiten. Dat is jammer, want actieve betrokkenheid van finance en controlepersoneel kan (veel) bijdragen aan het identificeren en realiseren van het (verbeterings- en besparingspotentieel).

Juiste registratie

Met de juiste registratie en administratie echter, is hun betrokkenheid veel eenvoudiger en kunnen ze juist bijdragen aan een effectief en goed gewaarborgd proces. Dit stelt bedrijven in staat om snel onnodige kosten in verband met verliezen te beteugelen en overtollig werkkapitaal vrij te maken. TellApe ondersteunt deze inspanningen: het biedt snelle en eenvoudige registratie en administratie voor elk type ladingdrager. Op basis van een mobiele applicatie en een inzichtelijk web gebaseerd platform, dat transparante en uitgebreide rapportage genereert. TellApe is onderdeel van Tconsult, een Nederlands bedrijf dat zich richt op slimme logistieke oplossingen, met een bijzondere focus op retourzendingen en ladingsdragers.

Doe hier de emballage risico check

 

 

Wil jij ook graag meer informatie?

Kom hier met ons in contact.

Wil jij ook elk kwartaal de laatste updates ontvangen over TellApe?

Klik hier om de updates te ontvangen.